Was der alles kann!

Abrechnungs-, Verwaltungs- und Buchungssysteme waren früher nur was für große Firmen. Heute sind sie meist auch für Kleinstunternehmen unverzichtbar und bieten großes Potenzial.

Nach Ablauf der Übergangsfrist von sechs Jahren gelten seit 2017 verschärfte Anforderungen in der Buchführung bei Bargeschäften, insbesondere der Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Leider haben viel zu wenige Nagelstudios diese Schonfrist genutzt und müssen sich nun schnell um neue Kassensysteme kümmern, die diesen Anforderungen gerecht werden.

Die offene Ladenkasse

Aus meinem Coaching-Alltag weiß ich, dass sich der allgemeine Umgang mit dem Thema Buchführung und Rechnungswesen in der Kosmetikdienstleistungsbranche hier grob in drei Lager teilt: die Nutzer der „offene Ladenkasse“, die von Registrierkassen und die PC-Kassen-Benutzer. Überraschend viele arbeiten immer mit der sogenannten „Offenen Ladenkasse“. Also der Geldkassette oder Portemonnaie und daneben das handschriftlich geführte Kassenbuch, in das alle Vorgänge, Ein- und Ausgaben eingetragen werden. Hier werden Kunden meist in gedruckten Karteikarten geführt, handschriftliche Notizen dokumentieren durchgeführten Behandlungen und Produktverkäufe.

Solche Unternehmer sind von den aktuellen Änderungen kaum betroffen, da diese für Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen gelten, die mithilfe eines elektronischen Datenverarbeitungssystems erstellt wurden. Ich möchte aber zur Vorsicht mahnen. Sie können nur gemeinsam mit Ihrem Steuerberater klären, ob Ihre Buchführung tatsächlich dem aktuellen Stand des Gesetzes entspricht. Und sind handschriftlich geführte Kassenbücher in der heutigen Zeit wirklich noch erstrebenswert?

Elektronische Registrierkassen sind zwar recht günstig, haben aber klare Grenzen. Das beginnt schon beim Kassenbon und Journal in Papierform, die meist nur ausgedruckt, jedoch selten einzeln gespeichert werden können. Zudem erhält man beim Tagesabschluss meist nur einen sogenannten Z-Bon, der zwar die Vorgänge des Tages verdichtet wiedergibt, aber nur selten Einzelaufzeichnungen realisieren kann. Genau diese Punkte sind jedoch Grundanforderungen nach der neuen Vorschrift.

Mit Systemerweiterung

In manchen Fällen bieten die Hersteller aufgrund dieser geänderten Anforderungen Systemerweiterungen an, die vergleichsweise schnell und preisgünstig umsetzbar sind. Aber nicht in jedem Fall sind solche Erweiterungen auch wirklich sinnvoll. Denken Sie hier bitte zukunftsorientiert! Gerade wenn Sie mit Ihrem Unternehmen auf Wachstumskurs sind, ist zu erwarten, dass über kurz oder lang auch ein deutlicher Anstieg an Einzelbuchungen zu erwarten ist. Diese müssen lückenlos protokolliert, auf Anfrage auswert- und lesbar gemacht sowie über einen langen Zeitraum verlustsicher gespeichert werden. 

Hier bieten PC-Kassen ausreichend Erweiterungsmöglichkeiten. Meist handelt es sich dabei um einen PC oder einen Laptop mit einer entsprechenden Kassensoftware. Man spricht bei der hier beschriebenen Art auch häufig auch von sogenannten „offenen Systemen“, da Hard- und Software getrennt voneinander bezogen werden können, wodurch den Erweiterungsmöglichkeiten des bestehenden Systems kaum Grenzen gesetzt sind. Allerdings sind diese Systeme auch anfälliger für Sicherheitslücken, Ausfälle und Datenverluste.

Genügend Speicherplatz

Bei den „geschlossenen Systemen“ (meist mit Touchscreen) muss alles von einem Händler bezogen werden. Hier ist die Daten- und Ausfallsicherheit deutlich höher, aber eben auch die Kosten. Die neuen Anforderungen sind in der Regel deutlich einfacher einzuhalten als bei den vorab beschriebenen Registrierkassen. Die PCs verfügen oft bereits über ausreichend Speicherplatz, außerdem können externe Speichermedien unkompliziert hinzugefügt werden.

Die nächste Hürde wäre die Kassensoftware. Es gibt viele Systeme, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Einiga haben sich auf die Beauty-Branche spezialisiert. Aber auch Programme ohne Spezialisierung (z.B. "WISO mein Büro") können für Sie richtig sein. Entscheidend sind Ihre persönlichen Erwartungen an das System. Achten Sie etwa darauf, dass der Programmaufbau für Sie einfach und möglichst selbsterklärend ist. Dass die Software regelmäßig aktuelle Updates erhält (im Idealfall bereits im Preis inklusive), damit Ihr System nach rechtlichen und technischen Maßstäben möglichst immer auf dem neusten Stand ist. Im Bedarfsfall, z.B. bei Unklarheiten, sollten Sie schnell und unkompliziert Hilfe bekommen. Ich habe oft genug erlebt, dass sich eine innere Ablehnung gegen das Programm einstellt, wenn man solche Unklarheiten auf die lange Bank schiebt. Zeitaufwendige Folgeprobleme sind dann meist nicht mehr zu vermeiden.

Klang Ihnen das alles nach zu viel Pflicht und Zwang? Dabei gibt es etliche Unternehmen, die entsprechende Programme als perfekte Unterstützung betrachten. Mehr noch: Kaum eine Firma konnte erfolgreich werden, ohne die Vorteile einer solchen Software zu nutzen. Lassen Sie uns die PC-Kassensysteme jetzt also nicht als lästige Pflicht betrachten, sondern tatsächlich als unterstützenden Partner in Ihrem Alltag. Dann zeigt sich, dass ein gut gewähltes Kassensystem Dinge quasi nebenher leisten kann, die bares Geld wert sind.

Auf gute Beziehungen

Um den vollen Umfang ausschöpfen zu können, müssen Sie allerdings sicherstellen, dass Ihre gewählte Software ein Verwaltungs- system für das sogenannte CRM enthält. CRM steht für „Costumer-Relationship-Management“ und bedeutet Kunden-Beziehungsmanagement. Es geht also um ein Tool für die optimale Kundenpflege. Im Folgenden nenne ich Ihnen beispiel- haft einige Vorteile eines gut gewählten Kassenprogramms mit CRM – mitsamt Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit.

1. Alle Kundenwünsche auf einen Tastenklick:

Wie wäre es, wenn Sie auf Knopfdruck sehen können, welche Behandlung Ihre nächste Kundin zu welcher Zeit (Saison) am liebsten hat, wann sie das letzte Mal Ihre Heimpflege gekauft hat und wie viel Geld sie üblicherweise pro Termin bei Ihnen lässt. In einem professionellen Kassensystem mit CRM werden alle Daten Ihrer Kunden (etwa Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum) gespeichert und Käufe dann beim Kassiervorgang direkt der sogenannten History („Kundengeschichte“) zugeordnet. Wenn Sie einen bestimmten Kunden aufrufen, können Sie seinen gesamten Behandlungsverlauf auf einen Blick mit Datum, Behandlung, Heimpflege und Preis nachvollziehen.

Nicht selten wissen Sie da schon mehr, als der Kunde selbst. Auf diese Weise können Sie auch ganz einfach unterschiedliche Kundengruppen zusammen- stellen, die zu einer bestimmten Zeit ähnliche Behandlungen und Produkte bevorzugen. Das spart Geld für unnötige Streuwerbung und kann Ihnen Umsätze in schwachen Monaten sichern.

2. Werbemaßnahmen ohne großen Aufwand:

Die meisten Systeme verfügen über recht einfache Anbindungen zu Schreibprogrammen, z. B. Word. Da die Kundendaten ohnehin in der Datenbank des Systems gespeichert sind, können damit sehr unkompliziert Serienbriefe oder -Emails erstellt sowie direkt gedruckt bzw. versendet werden. Damit reduziert sich der Zeitaufwand für solche Kommunikationsmaßnahmen erfahrungsgemäß um Stunden im Vergleich zum klassischen Karteikarten-System.

Happy Birthday

3. Erinnerung an Kunden-Geburtstage

Kunden beim nächsten Termin direkt mit einem kleinen Blumenstrauß zu überraschen oder sich mit einer hübschen Glückwunschkarte in Erinnerung bringen – so etwas stärkt die Kundentreue mehr, als Sie denken. Und es ist alles andere als „Hexenwerk“. Denn die Kundendatenbank enthält neben den Adressdaten eben auch das Geburtsdatum. Ein kleines Erinnerungsfenster beim morgendlichen Start des Programms steht nicht selten bereits zur Verfügung und kann von Ihnen für nette Kleinigkeiten für die Kunden genutzt werden.

4. Volle Kontrolle bei der Warenlagerführung:

Wie oft kommt es vor, dass man als Kosmetikerin mitten im Alltagsstress Ware eingekauft hat, die man gar nicht so einfach los wird? Das lässt sich recht einfach umgehen, indem man sich anschaut, welche und wie viele Pflegeprodukte in welchem Zeitraum tatsächlich verkauft wurden. Auf diese Weise konzentriert man sich klar auf die Produkte, die man sehr schnell wieder zu Geld machen kann. Denn alles andere wäre nur unnötig gebundenes Kapital, oder? Für genau solche Planungen sind oftmals bereits enthaltene Analysen und Berichte der Kassensoftware da.

Sie möchten nun dauerhaft mit einem neuen System arbeiten? Dann empfehle ich Ihnen zuerst ein Gespräch inklusive Bestandsaufnahme mit Ihrem Steuerberater und anschließend eine gründliche Prüfung unterschiedlicher Systeme.

© Autor: Thomas Pretschner

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